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リコール率は歯科経営の最重要指標だが、多くの医院では「3ヶ月後にご案内」が院長の記憶か手書きのハガキで回っている。地方都市の歯科医院を調べたところ、そもそもWebからの問い合わせ導線が無い医院も少なくなく、IT化の余地は大きい一方で、導入のハードルは「使えるかどうか」より「見て分かるかどうか」にあった。

そこで、新しいUIを発明せず、歯科医院の人が既に見たことのある画面へ寄せる方針を取った。期限を扱う画面はiPhoneの「リマインダー」(期限切れが赤字で最上部)、ハガキ印刷は年賀状ソフトの宛名面プレビュー、管理画面の土台は国内の会計ソフトの一覧画面。パソコンが苦手な院長でも初見で分かることを狙っている。

歯科医院の受付スタッフと院長が、診療の合間の数分で触ることを前提にしている。

• 朝いちで受付が画面を開き、上から順に電話をかけていく(予定日を過ぎた人が赤で最上部)
• 電話がつながらなかった人に、その場でSMSを送る
• メールも携帯電話も持たない高齢の患者さんには、ハガキを刷って出す
• 患者さんが来院したら「予約が取れた」を押す → 次回の目安日が自動で先へ動く
• 月末に「今月ご案内した人のうち何割が実際に戻ってきたか」を折れ線で見る

紙の台帳やエクセル、あるいは院長の記憶だけでリコールを回している医院を、そのまま置き換えられる形にしている。

• その日ご案内すべき人を毎日自動で拾い出す — 前回来院日とリコール間隔から次回予定日を計算し、決まった時刻にメール／SMSを送る
• 深夜に飛ばないガード — 設定した時刻の外なら、送信そのものを見送る
• しつこい再送のブロック — 同じ人への再送は一定期間止まる
• 次回日の自動繰り越し — 「予約が取れた」を押すだけで次回の目安日が先送りされる。手で日付を打ち直す必要がない
• ハガキの面付けが自動 — 選んだ人ぶんがA4 8面ラベルの刷り位置どおりに組まれる。「何面目から刷るか」を選べるので、使いかけのシートが無駄にならない
• 出せない人を自動でよける — 住所が未登録の人は理由つきで別枠に出る。黙って落とさない
• 配信結果の自動記録 — メール・SMSが届いたかどうかを、送信業者からの通知を受け取って記録する
• リコール率の毎月自動集計 — ご案内した人のうち60日以内に来院した割合を月ごとに算出する

①トップは「今月呼び戻す人」。予定日を過ぎた人が赤枠で最上部に出る。

「予定日から91日経過」と経過日数が出るので、どれだけ放置しているかが数えなくても分かる。「今この方を出している理由」を1行で添えているので、受付が院長に確認しなくても電話できる。

行のボタンは上下2段に分けてある。上段の[電話をかける][SMSを送る]は端末が動くボタン、下段の[つながった][不在][予約が取れた]は記録が残るボタン。ここを1つに混ぜると、かけ直すたびに記録が増えるか、記録し忘れるかのどちらかが必ず起きる。

②スマホ幅(375px)でもそのまま使える。受付カウンターで立ったまま片手で押せる大きさにしてある。

下部のタブで「今月呼び戻す人 / 患者一覧 / ハガキ印刷 / 設定」を行き来する。横スクロールが発生する要素は0件。

③ハガキは、印刷ボタンの前に必ず宛名面のプレビューを挟む。

A4 8面のラベル用紙に、実際に刷られる位置そのままで宛名が並ぶ。年賀状ソフトの宛名面と同じ見え方にしてあるので、高齢の院長にも説明がいらない。点線は画面だけのもので、紙には出ない。刷り終わったあとに[印刷できた]／[まだ印刷していない]を選べるので、用紙切れで途中停止しても「送ったこと」にならない。

④効果は折れ線1本だけで見る。数字タイルを並べたダッシュボードは意図的に作っていない。

「その月にご案内した人のうち、60日以内に来院した人の割合」を月次で表示する。判定期間がまだ終わっていない月は、線を引かずに理由を明記する — 分からないものを0%として描かないため。

紙とスマホの両方を1本で面倒みる。 歯科のリコールは、若い患者さんはSMS、高齢の患者さんはハガキ、と手段が割れる。片方だけのツールは「結局その人には出せない」で止まる。メール・SMS・ハガキ印刷が同じ患者台帳の上で完結するので、医院側は1つの画面で全員を追える。高齢の患者さんが多い医院ほどハガキが効く。

受付が迷わない作り。 「行動するボタン」と「記録するボタン」を必ず分ける、住所が無い人は黙って落とさず理由を出す、判定期間が終わっていない月は線を引かない — 現場で困る箇所を先に潰してある。デモで1分見せれば伝わる種類の差になっている。

営業の入口として強いテーマ。 リコール率は院長が自分で数字を言える数少ない指標で、「今のリコール率、把握されていますか」から入ってそのまま画面を見せられる。

規約と法令を前提に置いた設計。 要配慮個人情報(病名・保険者番号など)は最初から列として持たない。送信ログの宛先は平文で残さない。医療広告ガイドラインの禁止語チェックを組み込み、自費診療の広告に必要な併記項目も設計に織り込んである。

技術構成: Next.js 16 / React 19 / TypeScript / Tailwind v4 / Supabase(RLS有効) / Vercel Cron。画面7ルート、API 6本、専用テーブル5本、約12,000行。型チェック981ファイル0エラー、静的検査PASS 74・FAIL 0、単体テスト56件、実起動での全ルート検査PASS 26、375px幅の横はみ出し0件。

現在はローカル環境でのみ動作。本番公開は準備中です。掲載している画面はすべて架空のデータによるものです。